「バーチャルオフィスって何なの？」「どのようなサービスを提供しているの？」そのような疑問を持つ方向けに、バーチャルオフィスのメリットや、口座開設の注意点などについて解説します。他にもレンタルオフィスとの違い、バーチャルオフィスのメリット・デメリット、良くある誤解についてもお伝えします。起業時にバーチャルオフィスの利用を考えていましたら、ぜひ参考にして頂ければと思います。早速、具体的に見ていきましょう。
目次
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは仮想（バーチャル）な事務所（オフィス）です。法人や個人事業主が契約することで、ビジネス上の住所として利用できます。
現代はクラウドサービスが発達していますし、新型コロナの影響で在宅ワークも加速していますので、仕事は自宅、打ち合わせはクライアント先、という働き方も増えているのではないでしょうか。
そもそも打ち合わせが必要ないビジネスもありますし、その場合に高い賃料を払ってオフィスを賃貸したり、ワークスペースがあるレンタルオフィスと契約するのは非効率です。
しかしビジネス活動において「住所の存在」は今も重要です。住所がなければ法人として登記できませんし、ホームページ運営にも支障が生じる可能性があります。
その点、バーチャルオフィスを利用すれば、必要な住所を低コストで借りることができます。
レンタルオフィスとの違いはワークスペースの有無
「レンタルオフィスとバーチャルオフィスはどう違うの？」と思われるかもしれません。言葉は似ていますが、レンタルオフィスとバーチャルオフィスには、ワークスペース（仕事場所）の違いがあります。
- レンタルオフィスにはワークスペースがある
- バーチャルオフィスにはワークスペースがない
レンタルオフィスにはブース席と個室がありますが、どちらもワークスペースが確保されていますので、自前のパソコンを持ち込んで仕事ができます。共有の商談スペース（会議室）があれば打ち合わせも可能です。
一方、バーチャルオフィスで利用できるのは「住所」です。実際にその住所に行ってもワークスペースがないため仕事はできません。
中には商談スペースが備わっていたり、一時的にデスクを利用できるバーチャルオフィスもありますが、基本的にワークスペースはないと考えてください。
他にも、レンタルオフィスは許認可に通過しやすい、バーチャルオフィスは通過しづらい、といった違いがあります。費用面に関しては、ワークスペースがある分、レンタルオフィスの方が高い傾向にあります。
バーチャルオフィスで利用できるサービス
バーチャルオフィスと契約すればビジネス上の住所を利用できますが、他にも利用できるサービスがあります。具体的には以下の通りです。それぞれサービスを解説しましょう。
- 郵便物の受け取り・転送
- 固定電話
- 会議室
- 法人登記代行・会計サービス・助成金サポート
- ホームページ制作サポート
郵便物の受け取り・転送
ビジネスを始めると以下のような郵便物が届くことがあります。
- 郵便
- 小包
- ダイレクトメール
- 書留
自宅や賃貸オフィスの場合はすぐに受け取れますが、大半のバーチャルオフィスも郵便物の受け取りに対応しています（本人限定郵便や食品は受け取ってもらえないケースがあります）。
バーチャルオフィスで受け取った郵便物は転送してもらえるのが基本ですが、転送サービスの費用と頻度は各バーチャルオフィスによって異なります。
「転送サービスに対応しているかどうか」「対応している場合の頻度はどのくらいか」に関しては、バーチャルオフィスに事前確認すると良いでしょう。
他に「転送サービスを無料で使えるかどうか」「郵便物を直接取りに行けるかどうか」も大切なチェックポイントです。
逆に郵便物の受け取りが不要なら、サービスに対応していないバーチャルオフィスを利用することで、費用を抑えられる可能性があります。
固定電話・FAX
ビジネスの業種・業態・働き方によっては、固定電話とFAXが重要になります。昔よりも固定電話の利用率は低下していますが、電話対応が多い法人や士業では今も必須ではないでしょうか。そのため、多くのバーチャルオフィスが以下に対応しています。
- 電話転送サービス
- 電話秘書代行サービス
- FAX転送サービス
郵便物の受け取りサービス同様、様々なプランがあるので事前にチェックを行ってください。特にポイントとなるのが、「転送は自動転送かオペレーター対応か」「通話費用はいくらなのか」といった部分です。
他にも、電話番号の持ち込みや退会時の取り扱い、オペレーター対応時のチャージに関してもバーチャルオフィスに問合せると良いでしょう。
会議室
頻繁にクライアントと打ち合わせる場合は会議室を利用できると便利です。賃貸オフィスの場合は商談スペースを作りやすく、レンタルオフィスも備わっているケースが多いですが、バーチャルオフィスはどうなのでしょうか。
各バーチャルオフィスの方針、規模、住所地によっても異なりますが、会議室を利用できるバーチャルオフィスが多く見られます。
利用できる場合は「無料で使えるかどうか」「プロジェクターなどの備品を借りれるかどうか」を確認してください。
「会議室を利用する際の予約の有無」と「予約の取りやすさ」もポイントです。会議室の利用を考えているということは、そのバーチャルオフィスと契約後に足を運ぶことになりますので、事前見学も行いましょう。
会議室の内装が汚かったり、騒々しい場合は、顧客からの印象が悪化する可能性もあるので注意してください。
法人登記代行・会計サービス・助成金サポート
個人事業の場合は税務署に開業届を提出すれば済みますが、会社を設立するには法務局で法人登記を行う必要があります。通常はバーチャルオフィスと契約する前に、司法書士に依頼して法人を設立しますが、中にはバーチャルオフィスの利用を先に決めることもあるでしょう。
その場合、バーチャルオフィスで法人登記の代行サポートを行ってもらえると便利ですし、実際にそのようなサービスを提供しているバーチャルオフィスがあります。バーチャルオフィスと連携している司法書士に依頼できれば、自分で司法書士を探す必要がありません。
次に会計サービスですが、1人で起業する場合は会計・経理に時間をかけづらいでしょう。外部にアウトソーシングするにも、どうすれば良いか分からない。確定申告をどう乗り越えれば良いか分からない…という悩みが多いようです。
バーチャルオフィスの中には、そのような悩みを持つ利用者に会計サービスを提供しているところがあります。具体的には、そのバーチャルオフィスと連携する税理士と顧問契約を結ぶことになるでしょう。
最後に助成金サポートですが、法人設立時の助成金や融資制度を利用できることがあります。他にも雇用に関する助成金などがありますが、そのようなサポートを行っているバーチャルオフィスもあります。
ハローワークに申請する助成金は社会保険労務士（社労士）が手掛けることが多いため、バーチャルオフィスと連携している社労士と契約することになるでしょう。
他にも融資制度に詳しい税理士や中小企業診断士からサポートを受けられることがありますので、各バーチャルオフィスに問合せてみてください。
ホームページ制作サポート
業種・業態にかかわらず、顧客確保のためには自社のホームページが重要です。しかしホームページ制作に馴染みがなければ、全て自分で行うのは難しいのではないでしょうか。
WEBに詳しい従業員をはじめから雇用できれば別ですが、1人でビジネスをスタートさせる場合はホームページ制作にまで手が回らないかもしれません。
バーチャルオフィスの中には、ホームページ制作のサポートを行っているところがあります。注意点として、ホームページを作成しただけではアクセスは集まらないので、その後のサポートも含めて問合せを行ってください。
SEO（検索エンジン上位対策）やリスティング広告、SNS集客など総合的にサポートしてもらえるWEB業者であれば価値が高いでしょう。
バーチャルオフィスで利用できないサービス
バーチャルオフィスで利用できるサービスについてお伝えしましたが、利用が難しいサービスもあるので解説します。
デスクはないため実作業は自宅などになる
バーチャルオフィスには基本的にデスクがないので、実作業は別な場所で行うことになります。
デスクの一時利用に対応しているバーチャルオフィスもありますが、郵便物や電話対応と比べれば少ない状況です。
デスクを置きたい場合は賃貸オフィスやレンタルオフィスを検討すると良いでしょう。
バーチャルオフィスを利用するメリット
次はバーチャルオフィスを利用するメリットについて解説します。具体的には以下のメリットがあります。それぞれ解説しましょう。
- 会社経営の維持費を削減できる
- 信用・イメージ向上が図れる
- 個人情報を晒さずに済む
会社経営の維持費を削減できる
賃貸オフィスと契約する際は、敷金、礼金、前家賃に加えて保証金がかかるのが基本です。
特に保証金は高額になることが多く、6ヶ月～1年分必要なケースがありますし、保証金の出費だけで100万円円以上かかったという話しも聞きます。
ワークスペース付きのレンタルオフィスの場合も、デスクを設置できる個室を借りれば相応な出費になるでしょう。
その点、バーチャルオフィスに関しては、敷金、礼金、保証金が不要です。前家賃が必要な場合も、そもそもの家賃が安ければ費用を抑えられます。
電話対応や郵便サービスに関しても、必要な場合に検討すれば良いですし、「必ず利用しなければならない」という決まりはありません。
他にもバーチャルオフィスを利用すれば、以下の費用をカットしやすくなります。
- 光熱費
- 回線費
- 雑費
- 設備維持費
賃貸オフィスは電気代のような光熱費が高額になりやすく、回線費や雑費、設備維持費もかかります。
他にも細々とした費用が出ていくものですが、バーチャルオフィスなら、そのような費用をゼロに近付けることができるでしょう。
契約するバーチャルオフィスによって費用体系は異なりますが、賃貸オフィスよりもコストカットできるのは間違いありません。
信用・イメージの向上が図れる
バーチャルオフィスを利用すれば信用力・イメージの向上が図れます。
会社を設立した当初や個人事業の段階では、一等地に住所を構えることは難しいかもしれません。
しかし都心一等地のバーチャルオフィスと契約すれば、名刺やホームページに一等地の住所を掲載できます。
特にWEB系の仕事をインターネットで行う場合、地方よりも東京に住所を持つ方が、全国的に問合せを得やすいのではないでしょうか。
企業イメージには「経営者の人間性」「事業内容」「経営の実態」なども大切ですが、それに加えて都心一等地の住所を掲載することで、ブランドイメージの向上を図れるでしょう。
今はGoogleストリートビューで住所を確認するユーザーも多いと思いますが、ストリートビューのマップ表示だけでは、賃貸オフィスとバーチャルオフィスの区別は付きづらいです。
同じバーチャルオフィスを利用している会社が検索に表示されることはありますが、そのようなデメリットを差し引いても、都心一等地の住所は魅力的ではないでしょうか。
個人情報を晒さずに済む
バーチャルオフィスを利用することで、自宅住所などの個人情報を晒さずに済みます。
従業員の雇用などで賃貸オフィスが必要な場合は別ですが、1人でフリーランスとして活動したり、法人でも1人社長としてビジネスを行う場合、「できる限り個人情報は出したくない」と考えるかもしれません。
特に女性が1人でビジネスを行う場合、不用意に自宅住所を掲載してしまうと、ストーカーなどの被害に見舞われる可能性があります。
実際、フリーランスとしてインターネットで仕事を受注していた方が、自分のホームページに住所と電話番号を掲載していたところ、様々なトラブルに巻き込まれたという話しを聞いたことがあります。
無言電話が頻繁にかかってきたり、見知らぬ人間から物が送られてきたことがあったそうです。
プライバシー保護という観点から考えても、バーチャルオフィスと契約してビジネス上の住所を持つことはメリットが大きいでしょう。
バーチャルオフィスを利用するデメリット
バーチャルオフィスにはメリットもあればデメリットもあります。例えば、以下のようなデメリットがあるため、立ち上げる事業によっては利用しないほうが良いかもしれません。
- 許認可の申請で不利になる
- 郵便物の受け取りにタイムラグが生じる
- ショッピングモール出品が不利になる可能性がある
- 法人口座の開設に影響がでる可能性がある
許認可の申請で不利になる
バーチャルオフィスは許認可の申請で不利になることがあります。個別占有の執務スペースや、電話などの設備が必要な許認可を取るのはは難しいようです。たとえば以下のような業種です。
- 弁護士
- 司法書士
- 税理士
- 有料職業紹介業
- 宅地建物取引業
同じ士業でも、社労士、公認会計士、弁理士、中小企業診断士は問題ないという見解がありますし、許認可要件が時代と共に緩和される可能性もあります。
そのため、常に最新情報を収集すると共に、許認可を管轄している団体に事前確認を行うと良いでしょう。
「バーチャルオフィスとの契約後に許認可を申請したけど通らなかった…」とならないためにも、許可・認可・登録・免許が必要な場合は確認を行ってください。
郵便物の受け取りにタイムラグが生じる
郵便物の転送に対応しているバーチャルオフィスについて前述しましたが、その場合も実際に受け取るまでのタイムラグが発生します。
バーチャルオフィスの対応によっても異なりますが、基本的に転送から受け取りまで1週間程度かかるようです。
そのため、迅速に郵便物を受け取りたい場合は、タイムラグがデメリットとなるでしょう。
中には郵便物を直接受け取りに行くことができたり、転送後に案内メールを送ってもらえるバーチャルオフィスもあるので問合せてみてください。
ショッピングモール出品が不利になる可能性がある
物販業や通販業をインターネット展開する場合、楽天やAmazonなどのショッピングモールへの出品を検討するのではないでしょうか。
このようなショッピングモールに関して、バーチャルオフィスの住所では利用できないことがあります（詳しくは各ショッピングモールの利用規約を確認してください）。
法人口座の開設に影響がでる可能性がある
バーチャルオフィスでは法人口座の開設に支障が生じる、という見解があります。
ただしバーチャルオフィスだからという理由だけで、必ずしも法人口座を開設できないわけではありません。
法人口座の開設には、以下のような要素が関連します。
- 登記簿の事業目的や内容
- 事業の実績
- 紹介者の有無
他にも、代表取締役の信頼性や職歴も加味されるようです。「バーチャルオフィスは口座開設できない」という噂の背景には、過去の犯罪歴があります。
過去に同じ住所で犯罪に関わった法人が存在すれば、法人口座の開設は困難になると言われていますので、事前に「使える住所＋犯罪」などのキーワードで検索すると良いでしょう。
もし犯罪に使われた形跡があれば、そのバーチャルオフィスは避けた方が懸命です。
このように法人口座の審査は総合的に行われますから、バーチャルオフィスだからといって必ずしも口座開設できないわけではありません。
「通常の賃貸オフィスよりは影響が出るかもしれない」くらいの感覚を持つようにしてください。
バーチャルオフィスへの問合せで「法人口座の開設実績はありますか？」と聞くことが大切ですし、口座開設できなかった場合の保証についても尋ねると良いでしょう。
バーチャルオフィスの誤解
バーチャルオフィスの誤解に労働保険・社会保険への加入があります。
労働保険には雇用保険と労災があり、社会保険には健康保険と厚生年金保険がありますが、バーチャルオフィスだから加入できない、ということはありません。
むしろ事業形態によっては加入が義務付けされていますので、その場合はバーチャルオフィス云々に関わらず、加入が必要になります。
もし加入できないのであれば、バーチャルオフィスが原因ではなく、他に理由があると考えると良いでしょう。
労働保険に関する疑問はハローワークと労働基準監督署、社会保険に関する疑問は年金事務所に問合せれば分かります。
専門家である社会保険労務士に相談しても答えてもらえるでしょう。
まとめ
バーチャルオフィスとは、ビジネス上の住所を利用できるサービスです。レンタルオフィスのようなワークスペースがない分、レンタルオフィスよりも安く利用できる傾向にあります。
バーチャルオフィスの中には、郵便対応、電話代行、会議室レンタル、法人登記代行、会計サービス・助成金サポート、ホームページ制作に対応しているところがあります。
逆に利用できないサービスは仕事空間です。一時的にデスクをレンタルできることもありますが、基本的にバーチャルオフィス内で仕事はできません。
その分、賃貸オフィスよりもコストカットできるという魅力があります。
コストカット以外では、個人情報の漏洩防止と信用力の向上もメリットです。
デメリットとしては、許認可の申請で不利になる、郵便物の受け取りでタイムラグがある、法人口座開設に影響する可能性があります。
バーチャルオフィスを利用することで、自宅とは別にビジネス上の住所が持てますし、ホームページや名刺にその住所を掲載できますので、必要性が高ければ検討してみてください。
