作成日:2021.03.20  /  最終更新日:2021.03.05

会社設立で住民票は必要?「有効期限や取得場所」などの注意点について解説

会社設立の手続を行う際には、様々な書類が必要となります。

必要書類の一つとして「発起人全員の住民票」が必要です。住民票は、単に提出すれば良いわけではなく、取得後の有効期限(3ヶ月以内のものであること)など、注意すべき点があります。

また、マイナンバーがあればコンビニエンスストアでも住民票が取得できる地域が増えてきていますが、注意点が複数あります。当記事では、住民票の有効期限・取得場所などに関する注意点をわかりやすく解説します。

住民票とはそもそもどういう書類?

住民票は、自治体が「確かにこの人がこの場所に居住しています」ということを証明する書類です。

似ているようで種類が異なる書類に「戸籍謄本・抄本」がありますが、戸籍謄本の場合は、本人の本籍地を証明する書類であり、戸籍は必ずしも現住所である必要はありません。

一方住民票は、居住地を移転した(引っ越しした)際に、必ず実際に住む住所に変更する手続を、市区町村役場に行う必要があります。

住民票を変更しないでいると、自治体のサービスが受けられなかったり、選挙の投票ができなかったりなど、複数のデメリットが生じます。

住民票はどこで取得できるの?

一般的には、市区町村役場や、市区町村役場の出張サービスセンターなどで取得する事ができます。原則は平日9:00~17:00前後の開庁時に手続を行います。

費用はおおむね300円程度で、本人または同一世帯の人の申請が必要になります。

郵送での取得も可能ですが、自治体により手続方法が異なること、平日にゆうちょ銀行で定額小為替を購入することが必要なケースが多いため、結局は平日に動く必要がある点には注意が必要です。

第三者が取得する事もできますが、本人や同一世帯からの委任状が必要になります。また、弁護士・司法書士・行政書士等の一部専門職は、職権で住民票を取得できます。

ただし、専門職の職権による住民票取得は、取得のための請求書綴りがあり、正当な理由なく住民票を取得した場合は、30万円以下の罰金となるほか、懲戒など各種罰則を受けるケースもあるため、第三者が委任状や理由等なしに、勝手に住民票を取得する事はできません。

住民票は、マイナンバーカードがあればコンビニでも取得できる

現在多くの自治体で「マイナンバーカード」を利用することにより、コンビニエンスストアなどで住民票の取得ができますが、取得時に必ずマイナンバーのパスワードを入力する必要があります。3回続けて暗証番号の入力を間違うと、マイナンバーカードがロックされ、市区町村役場の窓口で解除手続を行う必要があるため、注意する必要があります。

24時間取得できるわけではなく、多くの自治体で午前6時30分~午後11時(おおむね12月29日ごろ~1月3日ごろを除く)など、取得時間が限定されていることに注意が必要です。

また、市区町村外のコンビニエンスストアからも、マイナンバーカードがあれば住民票の取得が可能です。

会社設立のために住民票を取得する時の注意点は?

会社設立の手続を行う場合、発起人全員の住民票が必要になります。また、同時に印鑑証明書も必要となります。

印鑑証明書は住民票と異なり、第三者が印鑑証明書を取得する場合は、印鑑登録証のカードが必要となります。印鑑登録証は重要なカードであり、第三者に貸すことは好ましくないものですので、極力本人が印鑑証明書を取得することが望ましいです。

また、住民票発行時に、本人のみのものを発行するか、世帯全体の物を発行するかの確認がありますが、どちらでも問題はありません。迷ったら、本人のみの住民票を依頼すれば大丈夫です。

会社設立時の住民票等には有効期限がある

会社設立の際には、株式会社の場合公証人役場と法務局、合同会社の場合法務局へそれぞれ住民票の原本を提出する必要があります。

期間は、住民票・印鑑証明書ともに発行後3ヶ月以内の物である必要があります。そのため、あまり早く住民票などを取得すると、再度書類を取得することになるためので、注意する必要があります。

住民票取得に必要な書類は?

本人や同一世帯の家族が取得する場合は、請求者本人や同一世帯家族の運転免許証・マイナンバーカード等、官公署の発行した身分証明書が必要です。

免許証・顔写真付きのマイナンバーカードなど、顔写真があり、官公庁が発行した書類に関しては一種類だけで証明書類として足りますが、健康保険証など顔写真のない官公庁発行の書類・写真のある民間団体発行の書類(学生証・社員証など)に関しては、2点の書類が必要になる自治体が大半です。

こちらも自治体により、細かな部分が異なるケースがあるため、運転免許証・顔写真付きのマイナンバーカード以外の書類の場合は、お住まいの市区町村役場の市民課・区民課等の部署に必要書類の確認を行うことをおすすめします。

会社設立のために住民票を取得するときは、印鑑証明書もセットで取得する

会社設立の必要書類では、住民票に加え、印鑑証明書もセットで必要になるケースが大半です。公証人役場での手続、法務局での手続では、ともに住民票・印鑑証明書をセットで提出する必要があります。

会社設立の手続において、住民票と印鑑証明書はセットで必要となるという認識でいると、住民票を取得したが、印鑑証明書を取得しておらず、再度市区町村役場へ行くことになるという二度手間がなくなります。

そのため、「会社設立のために住民票を取得する場合は、印鑑証明書も同時に取得する」ということを心がけるとよいでしょう。

専門家に依頼した場合は、印鑑証明書だけを取得するだけでよいケースも

会社設立の専門家に手続を依頼した場合、印鑑証明書を取得するだけで良いケースもあります。前述の通り、各種専門家(弁護士・司法書士・行政書士)に依頼した場合は、職権で住民票取得を代行してくれるため、住民票に関しては、会社設立の発起人自身が取得する必要はありません。

しかし、印鑑証明書に関しては、印鑑登録証がないと発行を受けることはできませんので、会社設立の当事者(発起人)がそれぞれ

株式会社設立の場合は、住民票・印鑑証明書を2部取得する

また、合同会社の場合は、書類の提出先が法務局のみですので、住民票・印鑑証明書は1部ずつの取得で問題ありません。しかし株式会社の場合は、公証人役場と法務局の2カ所に住民票・印鑑証明書を提出する必要があります。

住民票・印鑑証明書の書類が1部しかない場合でも、公証人役場で「原本還付」という手続を行うことができるので、株式会社設立の手続を行うことは可能です。

ただ、住民票・印鑑証明書が2部あると、公証人役場に提出する書類と、法務局に提出する書類作成を同時に進めることができ、公証人役場での定款認証の手続の完了を待つことなく、法務局の必要書類作成を行えるため、会社設立にかかる速度が速くなります。

まとめ

会社設立では、住民票は必須書類であり、「同時に印鑑証明書を取得する」「株式会社設立の場合は2部をセットで取得する」「専門家に依頼する場合は、印鑑証明書の取得だけで済むケースもある」ということに留意する必要があります。

いずれにせよ、住民票の取得は、マイナンバーカードを保有していない限り、意外と手間を要する手続です。

早めに取得をするとともに、「迅速な会社設立」を行う場合は、会社設立に通じた専門家に依頼し、手続全体をお任せすることが確実と言えます。

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